E-mails no trabalho: receitinha para arrasar

Já ficou em dúvida sobre como começar ou encerrar e-mails no trabalho? Ou sobre como organizar as informações que precisam ser ditas? Então este texto é para você No mundo do trabalho, todo mundo tem e-mail. Ou seja, você também tem ou deve ter um. Porém, para mandar um e-mails no trabalho, não podemos seguir as mesmas regras que usamos quando conversamos pessoalmente, no WhatsApp ou em outras redes sociais. Isso porque, o e-mail é uma forma de comunicação mais formal (séria) e profissional. E saber escrever um bom e-mail pode te ajudar a conseguir um emprego, se relacionar com pessoas novas, entrar em uma universidade, conseguir uma promoção e muito mais! Confira a seguir algumas dicas para arrasar nos e-mails de trabalho!

Por que é importante saber escrever e-mails no trabalho?

Todos os dias, são enviados cerca de 144,8 bilhões de e-mails, a maioria no mundo do trabalho. Essa forma de se comunicar é muito utilizada pelas empresas, em processos seletivos e até para a entrega de trabalhos de escola ou faculdade. Ou seja, uma hora ou outra, você também terá que enviar um e-mail e é essencial saber como fazer isso da forma certa. Saber escrever um e-mail corretamente te ajuda a se destacar no mundo do trabalho, a causar uma boa impressão e é uma porta de entrada para oportunidade. Por isso, é essencial saber escrever e-mails, como te ensinaremos já já.

Como é o e-mail ideal no trabalho?

O e-mail ideal passa a mensagem que precisa ser falada, de forma simples, rápida e educada. Isso pode parecer fácil, mas na hora de escrever o e-mail é normal nos atrapalharmos nas palavras. Então, a seguir te ensinaremos o passo a passo de como montar o e-mail ideal.

Como escrever um e-mail de qualidade no trabalho? O que deve conter num e-mail no trabalho?

Como vimos, é essencial saber escrever e-mails no dia a dia do trabalho. Então, veremos a seguir, um passo a passo de como fazer isso:

• Normalmente a letra que é usada no e-mail já é determinada pela plataforma, mas se você precisar escolher, prefira as mais sérias, como Times New Roman ou Arial, na cor preta.
• Comece com um oi educado:
• Comece com bom dia ou boa tarde, seguido pelo nome da pessoa (se você souber). Então, pergunte se está tudo bem e siga para o assunto do seu e-mail. Se o seu e-mail for para uma pessoa muito importante da empresa, também é válido usar algumas palavras ainda mais educadas, como “Cara Sra. Maria” ou “Cara diretora financeira” (caso você não saiba o nome dela).
• Em seguida, caso a pessoa não te conheça, faça uma pequena apresentação:
• “Meu nome é João, sou analista júnior de recursos humanos na empresa tal. Entro em contato para ...”. Caso a pessoa já te conheça, isso não é necessário.

• Agora chegou a hora descrever o conteúdo. É importante determinar apenas um assunto para falar em cada e-mail. Isso porque, se você fala de várias coisas ao mesmo tempo, fica confuso e a pessoa que lê se perde. Então, escreva o que precisa ser falado da forma mais simples e direta possível, sem frases enormes. Ou seja, se você precisa marcar uma reunião, pergunte diretamente quando a pessoa pode conversar sobre aquele assunto. Isso evita que alguém entenda o seu e-mail do jeito errado. E depois de escrever tudo, releia como se você tivesse recebido o e-mail, para ver se você entenderia a mensagem.
• Se você estiver respondendo um e-mail, não apague os que foram escritos antes, porque isso ajuda a pessoa e entender melhor qual é o assunto que está sendo conversado.
• Antes de enviar, além de revisar o texto, é muito importante preencher o espaço do assunto do e-mail, por exemplo “Reunião da equipe de Jovens Aprendizes”, para a pessoa saber logo de cara sobre o que é aquele e-mail. Além disso, e-mails que não tem assunto costumam ir para a pasta spam (uma pasta onde ficam vários e-mails, que são considerados lixo). Se achar mais fácil, primeiro escreva o e-mail e então crie o assunto.
• Agora é hora de concluir seu e-mail. Você pode usar uma expressão educada, como:

• Atenciosamente

• Agradeço a atenção
• Desde já, muito obrigado(a)
• Grato(a)

• Então, você pode usar uma assinatura de e-mail, criada pela empresa que você trabalha, ou por você mesmo, com informações como:

Atenciosamente, Maria João Jovem Aprendiz de recursos humanos Número do telefone

Dicas extras:

• Se você ainda não tem um emprego e precisa criar um e-mail, use seu nome e sobrenome. Evite colocar apelidos, símbolos ou muitos números, pois facilita a compreensão de quem está lendo.
• Se você vai enviar um arquivo no e-mail, não se esqueça de colocar o arquivo!
• Olhe seu e-mail todos os dias, de manhã e no começo da tarde, ou mais vezes, se puder.
• Escrever um e-mail curto, não significa ser grosso. Por isso use “por favor” e “obrigado”, sempre.

O que não colocar em nos e-mails do trabalho?

Já pensou em quantas horas você gasta lendo, respondendo ou tentando entender e-mails? Com certeza, levaria muito menos tempo se todo mundo seguisse as dicas que te daremos a seguir, sobre como evitar os principais erros na hora de escrever um e-mail. Confira:

• Leia e releia para evitar erros de gramática:
• Talvez você não gostasse das aulas de português, mas saber escrever bem e sem erros é essencial em qualquer situação. Algumas ferramentas, como o Word, verificam se seu texto está certo e podem te ajudar a pegar possíveis erros. E também tenham muita atenção para não esquecer das vírgulas! Isso porque, elas podem mudar completamente a mensagem da frase.
• Não use gírias e siglas nos e-mails no trabalho:
• Deixe o VC, PQ, TBM e outras siglas e gírias para usar no Whatsapp, com os amigos. Contudo, na hora de escrever um e-mail, sempre escreva de forma educada e sem gírias ou siglas.
• Não use letras maiúsculas na hora de destacar algo:
• Quer que a pessoa tenha atenção em alguma parte específica do e-mail? Então coloque em negrito, sublinhado ou em itálico. Isso porque, colocar a frase inteira em letras grandes pode parecer que você está gritando ou sendo mau educado.
• Evite usar emoticons:
• Deixe para usar eles nas conversas no Whastapp ou com amigos, já que é algo mais informal.

• Cuidado ao escrever o nome das pessoas e empresas:
• É super chato receber um e-mail com algum nome errado, já que passa a impressão de que você não prestou atenção ou não se importa.
• Se o seu e-mail for longo, lembre-se de usar parágrafos para distribuir melhor as informações, pois facilita a leitura.
• Não escreva todas as informações corridas:
• Tente usar listas e marcadores (como estou fazendo agora, neste texto), pois isso ajuda a pessoa a ler as informações com mais facilidade e a não se perder.
• Não enrole:
• Passe sua informação de forma simples, sem escrever mil linhas que não são necessárias. Por isso seja breve.

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Conclusão

Como vimos, saber escrever bons e-mails é super importante para se destacar na hora de conseguir um emprego ou quando você já está na empresa. Isso porque, escrever um bom e-mail é uma habilidade fundamental, afinal, cerca de 144,8 bilhões de e-mails são enviados todos os dias. Além disso, vimos que cada e-mail é muito diferente um do outro, mas que algumas dicas funcionam quase sempre, como ser educado, escrever o que você precisa de forma direta e revisar o texto antes de enviar. E na hora de aprender a enviar e-mails ou de conseguir seu primeiro emprego, conte com a ajuda do Instituto Ser+! Você pode escolher entre vários cursos que vão te ajudar a estar mais preparado para os desafios do dia a dia no mundo do trabalho, além disso te desenvolvemos em várias habilidades como ser mais produtivo, trabalhar melhor, entender como tudo funciona e se destacar no seu emprego.Entre em contato com a nossa equipe, que te explicaremos tudo!